Skriftlig kommunikation
Nyckelkundsarbete
Upphandlingar
Nyckelkundsarbete
Upphandlingar
Upphandlingar - en kort introduktion
|
Hem Skriftlig kommunikation Nyckelkundsarbete Upphandlingar Verksamhetsutveckling Om ghkompetens Kontakta oss Tel.: 073 - 650 90 59 |
Upphandlingar till offentlig sektor
Den offentliga sektorn, staten, landsting och kommuner, är skyldiga att följa lagen om offentlig upphandling vid inköp av varor och tjänster. Det finns olika typer av upphandlingar, beroende på bland annat storleken på inköpen.
Upphandlingarna skall utlysas i god tid och med en anbudsförfrågan erbjuds leverantörer att lämna anbud via en så kallad anbudsförfrågan.
Anbudsförfrågan
En anbudsförfrågan består i regel av flera delar: själva inbjudan där krav på leverantören specificeras och avtalstidens längd anges, kravspecifikation där beräknad inköpsvolym och specifika krav på produkten eller tjänsten anges. Till inbjudan hör prisbilagor där potentiella leverantör anger erbjudet pris och ofta miljöbilagor där miljökrav på både leverantör och produkt anges.
Vanligen presenteras ett avtalsförslag som anger avtalsvillkor såsom möjligheter till skadestånd vid utebliven leverans etc.
Anbududsförfrågan innehåller så kallade "skall-krav" och "bör-krav". Skallkraven måste vara uppfyllda för att du överhuvudtaget skall vara aktuell som leverantör.
"Skall-" och "Börkrav"
Den första delen av en anbudsförfrågan rör ditt företag eller din verksamhet i din roll som leverantör. Du måste uppfylla alla så kallade "skall-krav" som ställs för att ditt anbud överhuvudtaget skall beaktas.
Även kravspecifikationens "skall-krav" (på produkten eller tjänsten) måste vara uppfyllda för att dina produkter eller tjänster skall komma i fråga. Uppfyllda "bör-krav" kan ge ditt anbud extra konkurrenskraft.
Profilera din produkt!
I anbudet ges du en ofta möjlighet att beskriva och profilera din produkt. Utnyttja denna möjlighet väl! Denna profilering når viktiga beslutsfattare och kan vara viktig för att ditt budskap skall bli tydligt och förstått.
Dina priser måste naturligtvis vara konkurrenskraftiga, men kontrollera med en bidragsanalys så att du inte omedvetet går in i en förlustaffär(det finns dock strategiska undantag du kan beakta).
Rättigheter och skyldigheter
Kan du acceptera det avtalsförslag du får med anbudsförfrågan? Du måste kunna leverera det du lovar. Annars kan du bli skadeståndsskyldig. Ett avtal innebär inte bara rättigheter utan även skyldigheter.
Förberedelser för upphandlingar
Tidigare upphandlingar och konkurrentanbud skall vara kartlagda och analyserade. Nyckelindivider hos kunden skall besökas för att diskutera hur DE ser på ett optimalt anbud - det ger dig värdefulla ledtrådar till var deras fokus ligger och därmed hur ditt arbete skall läggas upp.
Nödvändiga, och uppdaterade, företags- eller verksamhetsdokument skall finnas tillgängliga.
Eventuella miljö- och kvalitetskrav, på verksamheten och produkterna eller tjänsterna, skall vara kända och förberedda.
Anbudet antaget men inga affärer?
Ofta är ett avtal endast en förutsättning för affärer med exempelvis ett landsting eller en kommun. Ramavtal kan ha tecknats med en rad leverantörer (detta skall framgå i anbudsförfrågan) och du får konkurrera om varje beställning.
Ett avtal är då en plattform, en nödvändig sådan, för intensifierat nyckelkundarbete. De slutliga köparna eller användarna måste då bearbetas som egna nyckelkunder och de måste med din kommunikationsstrategi övertygas om att din produkt ger dem fördelar som underlättar eller gör deras arbete bättre.
Anbudet inte antaget, vad gör vi?
Ett avtal kan gälla ett, två eller flera år. Under den tiden kan du vara utestängd från den berörda delen av marknaden (ännu ett skäl att satsa på ett effektivt anbudsarbete). Det finns flera strategier för att hantera denna situation. Tänk igenom och utarbeta scenarier för denna eventualitet.
Involverar hela företaget
Arbetet med upphandlingar ställer alltså en mängd krav på den egna organisationen. Informationen om vad en upphandling innebär skall därför vara väl förankrat i ledningen och känt i företagets alla berörda funktioner.
Modeller och checklistor
Med en väl beprövad processmodell och checklistor som gör att inget glöms bort (vare sig i det egna arbetet eller i anbudet) ger vi dig en god chans att lyckas vid upphandlingar och vara väl förberedd på vad detta innebär både arbetsmässigt och ekonomiskt.
Du får tillgång till arbetsscheman och checklistor, rekommendationer till ett optimalt internt och externt arbete samt råd och praktisk support i sammanställning av anbud.
Tillbaka
Den offentliga sektorn, staten, landsting och kommuner, är skyldiga att följa lagen om offentlig upphandling vid inköp av varor och tjänster. Det finns olika typer av upphandlingar, beroende på bland annat storleken på inköpen.
Upphandlingarna skall utlysas i god tid och med en anbudsförfrågan erbjuds leverantörer att lämna anbud via en så kallad anbudsförfrågan.
Anbudsförfrågan
En anbudsförfrågan består i regel av flera delar: själva inbjudan där krav på leverantören specificeras och avtalstidens längd anges, kravspecifikation där beräknad inköpsvolym och specifika krav på produkten eller tjänsten anges. Till inbjudan hör prisbilagor där potentiella leverantör anger erbjudet pris och ofta miljöbilagor där miljökrav på både leverantör och produkt anges.
Vanligen presenteras ett avtalsförslag som anger avtalsvillkor såsom möjligheter till skadestånd vid utebliven leverans etc.
Anbududsförfrågan innehåller så kallade "skall-krav" och "bör-krav". Skallkraven måste vara uppfyllda för att du överhuvudtaget skall vara aktuell som leverantör.
"Skall-" och "Börkrav"
Den första delen av en anbudsförfrågan rör ditt företag eller din verksamhet i din roll som leverantör. Du måste uppfylla alla så kallade "skall-krav" som ställs för att ditt anbud överhuvudtaget skall beaktas.
Även kravspecifikationens "skall-krav" (på produkten eller tjänsten) måste vara uppfyllda för att dina produkter eller tjänster skall komma i fråga. Uppfyllda "bör-krav" kan ge ditt anbud extra konkurrenskraft.
Profilera din produkt!
I anbudet ges du en ofta möjlighet att beskriva och profilera din produkt. Utnyttja denna möjlighet väl! Denna profilering når viktiga beslutsfattare och kan vara viktig för att ditt budskap skall bli tydligt och förstått.
Dina priser måste naturligtvis vara konkurrenskraftiga, men kontrollera med en bidragsanalys så att du inte omedvetet går in i en förlustaffär(det finns dock strategiska undantag du kan beakta).
Rättigheter och skyldigheter
Kan du acceptera det avtalsförslag du får med anbudsförfrågan? Du måste kunna leverera det du lovar. Annars kan du bli skadeståndsskyldig. Ett avtal innebär inte bara rättigheter utan även skyldigheter.
Förberedelser för upphandlingar
Tidigare upphandlingar och konkurrentanbud skall vara kartlagda och analyserade. Nyckelindivider hos kunden skall besökas för att diskutera hur DE ser på ett optimalt anbud - det ger dig värdefulla ledtrådar till var deras fokus ligger och därmed hur ditt arbete skall läggas upp.
Nödvändiga, och uppdaterade, företags- eller verksamhetsdokument skall finnas tillgängliga.
Eventuella miljö- och kvalitetskrav, på verksamheten och produkterna eller tjänsterna, skall vara kända och förberedda.
Anbudet antaget men inga affärer?
Ofta är ett avtal endast en förutsättning för affärer med exempelvis ett landsting eller en kommun. Ramavtal kan ha tecknats med en rad leverantörer (detta skall framgå i anbudsförfrågan) och du får konkurrera om varje beställning.
Ett avtal är då en plattform, en nödvändig sådan, för intensifierat nyckelkundarbete. De slutliga köparna eller användarna måste då bearbetas som egna nyckelkunder och de måste med din kommunikationsstrategi övertygas om att din produkt ger dem fördelar som underlättar eller gör deras arbete bättre.
Anbudet inte antaget, vad gör vi?
Ett avtal kan gälla ett, två eller flera år. Under den tiden kan du vara utestängd från den berörda delen av marknaden (ännu ett skäl att satsa på ett effektivt anbudsarbete). Det finns flera strategier för att hantera denna situation. Tänk igenom och utarbeta scenarier för denna eventualitet.
Involverar hela företaget
Arbetet med upphandlingar ställer alltså en mängd krav på den egna organisationen. Informationen om vad en upphandling innebär skall därför vara väl förankrat i ledningen och känt i företagets alla berörda funktioner.
Modeller och checklistor
Med en väl beprövad processmodell och checklistor som gör att inget glöms bort (vare sig i det egna arbetet eller i anbudet) ger vi dig en god chans att lyckas vid upphandlingar och vara väl förberedd på vad detta innebär både arbetsmässigt och ekonomiskt.
Du får tillgång till arbetsscheman och checklistor, rekommendationer till ett optimalt internt och externt arbete samt råd och praktisk support i sammanställning av anbud.
Tillbaka
